Έξι χρόνια πριν από το έτος του τίτλου της ΠΠΕ, τα επιλεγμένα κράτη μέλη που θα φιλοξενήσουν τον θεσμό δημοσιεύουν πρόσκληση υποβολής αιτήσεων, συνήθως μέσω του οικείου υπουργείου Πολιτισμού. Οι πόλεις που ενδιαφέρονται να συμμετάσχουν στο διαγωνισμό πρέπει να υποβάλουν πρόταση προς εξέταση.

 Οι υποβληθείσες αιτήσεις εξετάζονται με βάση ένα σύνολο καθορισμένων κριτηρίων στο τέλος μιας φάσης προεπιλογής από επιτροπή ανεξάρτητων εμπειρογνωμόνων στον τομέα του πολιτισμού ή της πολιτιστικής ανάπτυξης πόλεων. Η επιτροπή συμφωνεί σε μια βραχεία λίστα πόλεων, οι οποίες καλούνται στη συνέχεια να υποβάλουν λεπτομερέστερες αιτήσεις.

 Εν συνεχεία η επιτροπή των εμπειρογνωμόνων συγκαλείται εκ νέου για να αξιολογήσει τις τελικές αιτήσεις και να προτείνει μία πόλη για κάθε ανάδοχη χώρα για τον τίτλο της ΠΠΕ. Στη συνέχεια, η αρμόδια αρχή του εν λόγω κράτους μέλους ανακηρύσσει επίσημα την προτεινόμενη πόλη ως ΠΠΕ.

 Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή διασφαλίζει ότι οι κανόνες που έχουν θεσπιστεί σε επίπεδο της ΕΕ τηρούνται καθόλη τη διάρκεια της διαδικασίας.